Privacyverklaring Protestantse Gemeente Voorhout

Dr. Aletta Jacobslaan 1, 2215 LD in Voorhout 

Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Gemeente Voorhout is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De PGV is volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is. In dit geval gaat het in dit document over de Protestantse Gemeente Voorhout, hierna te noemen PGV, Dr. Aletta Jacobslaan 1, 2215 LD te Voorhout.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de PGV ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de PGV diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de PGV de coördinatie van die waarborgen belegd bij een coördinator gegevensbescherming.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen, kunt u contact opnemen met een door de Kerkenraad aangewezen coördinator: Mevr. R. van’t Hof via avg@kleinekerk.nl. 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit.
    Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid.
    Het recht om ‘vergeten’ te worden.
    Uitschrijving uit de kerk  is mogelijk en de  gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen, of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad. Dat kunt u doen door een mail te sturen naar scriba@kleinekerk.nl.
De PGV zal vervolgens uw verzoek behandelen, te weten; de kerkenraad. Deze zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de PGV een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De PGV zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk. 

  1.             VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de Protestantse Gemeente Voorhout een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld het aandragen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
 

Algemene Organisatie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De organisatie van de PGV kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de kerkenraad worden verkozen. Binnen deze procedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met personen, en is het mogelijk bezwaar aan te tekenen.
  • Namen en voornamen c.q. voorletters;
  • Adres en woonplaats  
  • Geslacht;

 

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

 

en;

 

het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie, welke wordt beheerd door 2 personen. De gegevens van de ledenadministratie zijn online inzichtelijk via een token.

In LRP zit een scheiding wie wat mag. Dus de rol bepaald bij welke gegevens men mag komen. Dit is een beproefd model van de PKN. 3 personen hebben toegang en ieder met een eigen inlognaam, wachtwoord en gebruik maken van de code van de digipass.

Deze personen werken vanuit huis op een eigen beveiligde computer waarmee met de token kan worden ingelogd in het systeem. Alle genoemde personen hebben de gelofte van geheimhouding afgelegd.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

             alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  • kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

 

en/of;

 

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

 

Noot; de kerk krijgt persoonsgegevens via de gemeente. Die mag gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) doorgeven aan de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). In de BRP houden gemeenten een registratie bij voor de ledenadministraties van kerkgenootschappen en andere genootschappen op geestelijke grondslag.

 

  

  1. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de PGV diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is. Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

Situatie

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Grondslag

Er worden elektronisch zondagsbrieven verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. De nieuwsbrieven worden wekelijks verstuurd

 
  • Namen cq voornamen
  • Mailadres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst

Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke gemeenteleden vermeld.
  • Namen en voornamen cq voorletters
  • Adres

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

Er wordt een gemeentegids/vrijwilligersgids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen.

Niet van toepassing.

Niet van toepassing.

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen via www.kerkomroep.nl en via het eigen YouTube kanaal; Kleine Kerk Voorhout met beeld en geluid. Dit zijn beide openbare pagina’s.
  • Namen en achternaam
  • Reden van gebed wordt niet genoemd tenzij de reden hiervan openbaar is (bijvoorbeeld ziekte, gebroken been, opname ziekenhuis)
    Persoonlijke voorbede wordt meestal gedaan door de vaste predikant van de PGV, omdat deze ook huisbezoeken aflegt en daadwerkelijk contact met deze gemeenteleden heeft.

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigde belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Er worden opnamen van kerkdiensten gepubliceerd via www.kerkomroep.nl met beeld en geluid en via het eigen YouTube kanaal; Kleine Kerk Voorhout. De kerkdiensten staan voor een periode van 4 weken publiekelijk online, hierna zijn ze niet meer publiekelijk inzichtelijk maar wel beschikbaar als er vraag naar is.

Bij rouw,- en trouwdiensten zijn met direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie.

 

 

Het is mogelijk dat bezoekers van een dienst, op de rug, in beeld komen, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede op of andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

In het kerkgebouw en op de website worden bezoekers erop geattendeerd dat er opnamen van de dienst worden gemaakt. In het kerkgebouw hangen 2 beweegbare camera’s waarmee beeld en geluidsopnamen worden gemaakt. Ook hangen er bordjes in de kerk waaruit blijkt dat er opnamen worden gemaakt. Bezoekers kunnen uitdrukkelijk vragen om niet in beeld te komen In beeld zijn; Predikant, Ouderling van Dienst, Diaken, Koster en Organist/Pianist. Hier wordt voorafgaand aan de dienst toestemming voor gevraagd.

Om al haar leden en niet leden in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Bij bezoekers van de website www.kleinekerk.nl worden cookies geplaatst. Met deze cookies wordt informatie verzameld en/of opgeslagen over het websitebezoek of over het apparaat van de bezoeker. Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
  • Technische cookies
  • Functionele cookies
  • Analytische cookies

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk.
  • Foto met naam en achternaam
  • Functie
  • Kerkelijk mailadres
  • Telefoonnummer, mits daar vooraf toestemming voor is gegeven.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Op onze website staan foto’s van leden/bezoekers van de kerk op openbare pagina’s.

Foto zonder onderschrift

De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.

Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Dit gebeurt meerdere keren per jaar, te weten; actie kerkbalans, solidariteitskas. Oudejaarscollecte en bij speciale geldwervingsacties.

Deze aanschrijvingen worden per mail of via de post verstuurd.
  • Naam en voornaam cq voorletters
  • Adresgegevens
  • Mailadres
  • geslacht

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang  om een financiële bijdrage.

Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.

Hulpaanvragen komen binnen via de mail of persoonlijk contact met een betrokken diaken.
De gegevens die worden genoteerd zijn bij de direct betrokkenen bekend om de aanvraag zo goed mogelijk te kunnen behandelen. Afhankelijk van de hulpvraag kan worden genoteerd:

  • Namen, voornamen en letters
  • Adres
  • Geslacht
  • Mail
  • Telefoonnummer
  • Financiele gegevens

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens. Deze gegevens zijn echter alleen inzichtelijk voor de leden van de diaconie, waar discreet mee wordt omgegaan.

Gegevens die worden ingevuld via het contactformulier op www.kleinekerk.nl worden gebruikt om respons te geven aan diegene die het formulier invult. Na de respons worden de gegevens verwijderd. Deze contactformulier-mail komt binnen via info@kleinekerk.nl.
  • Naam
  • Organisatie
  • Mail
  • Telefoonnummer
  • Achtergelaten bericht

De PGV wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming  deze gegevens.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
  1. ORGANISATORISCHE EN BELEIDSMATIGE MAATREGELEN

Jaarlijks evalueert de kerkenraad het privacy beleid inclusief het privacy statement en zullen eventuele aanpassingen worden doorgevoerd. Bij intreding van nieuwe ambtsdragers zal het privacy statement naar hen worden doorgestuurd. Bestaande ambtsdragers ontvangen het privacy statement digitaal. Gemeenteleden worden op de hoogte gesteld van het privacy statement middels een bericht in de zondagsbrief waarin staat dat deze via de website is terug te vinden (www.kleinekerk.nl). Bezoekers kunnen het privacy statement ook terugvinden op de website.
Vertrouwelijke gesprekken vinden altijd plaats in een afgezonderde ruimte.

 

  1. BEWAARTERMIJNEN

 De PGV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Gegevens van leden worden bewaard zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving worden de gegevens nog twee jaar bewaard alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

 

  1. DOORGIFTE AAN ANDEREN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken, zoals hierboven beschreven.

Persoonsgegevens worden door de PGV niet doorverkocht aan derden voor gewin.